Por Camila Rigo*

A expressão integração organizacional costuma aparecer em discursos sobre cultura, engajamento e clima.

Mas, na prática, ela se concretiza quando pessoas com histórias, repertórios e responsabilidades distintas conseguem produzir sentido juntas.

Após tantos anos facilitando processos colaborativos, aprendi que integrar não é harmonizar diferenças, muito menos “alinhar todo mundo”.

Integrar é criar as condições adequadas para que as diferenças possam trabalhar a serviço de um propósito comum.

É nesse ponto que metodologias participativas, como o World Café, se tornam centrais.

O que é o World Café — e por que ele transforma grupos diversos em coletivos integrados?

O World Café é uma metodologia de diálogo em pequenos grupos que cria um ambiente fértil para conversas profundas, abertura e construção coletiva, mesclando a intimidade dos pequenos grupos com a abrangência de uma diversidade grande de pontos de vista em um grupo maior.

Pode parecer simples à primeira vista: mesas com quatro ou cinco pessoas conversando em torno de uma pergunta central.

Após um tempo definido, os grupos se misturam, as ideias da rodada anterior são lembradas, e a conversa segue do ponto onde parou.

Mas a potência do World Café está justamente no que acontece entre essas etapas.

A metodologia promove:

• Polinização de ideias: à medida que os participantes circulam, levam e trazem percepções, o conhecimento se move e amadurece;
• Construção de compreensão compartilhada: diferentes perspectivas começam a compor um mapa mais completo da realidade;
• Descentralização de protagonismo: as autorias individuais importam menos do que o que emerge do coletivo;
• Ambientes seguros de fala: mesa pequena, tom informal e boas perguntas reduzem tensões e facilitam a expressão autêntica;
• Convergências orgânicas: as sínteses não são forçadas, mas resultantes da própria inteligência coletiva.

Ao final, o grupo não apenas gerou boas respostas: gerou um novo nível de relação entre as pessoas.

Em processos de integração organizacional, isso é simplesmente indispensável.

Toda integração organizacional saudável nasce de conversas estruturadas com intencionalidade, método e cuidado.

A seguir, compartilho cinco estratégias inspiradas nos princípios do World Café:

1. Proximidade

Nenhum processo de integração organizacional prospera se as pessoas não puderem se enxergar e se reconhecer antes de discutir soluções.

Proximidade não é intimidade: é a sensação de que é possível falar e ser ouvido com humanidade.

As mesas pequenas do World Café favorecem exatamente isso.

Reduzem a tensão hierárquica, criam intimidade social mínima e estimulam a presença de cada participante.

Um exemplo marcante dentro da CoCriar, que sempre esteve na vanguarda da facilitação de conversas e processos colaborativos no país, aconteceu em um município do interior de São Paulo, onde facilitamos conversas entre moradores, gestores e representantes de uma grande indústria local.

O encontro começou com um clima de confronto.

Bastou levar as pessoas para pequenos grupos com perguntas claras para que a dinâmica mudasse completamente.

Uma participante sintetizou brilhantemente: “discordo de você, mas agora consigo incluir o meu ponto de vista e o seu na mesma imagem”.

É isso que a proximidade gera: espaço para que o outro não seja uma ameaça, mas uma fonte legítima de informação.

A integração organizacional começa exatamente nesse ponto.

2. Profundidade

Profundidade é uma habilidade rara nas organizações.

Muitas vezes, a pressa por respostas transforma conversas em disputas de argumentos.

A profundidade possibilitada pelo World Café ocorre porque os participantes dispõem de tempo para explorar não apenas suas opiniões, mas também suas motivações.

Quando trabalhamos integração organizacional, isso faz uma diferença imensa.

Soluções rápidas podem até resolver o imediato, mas frequentemente criam ruídos que se arrastam por meses.

Já a profundidade bem conduzida esclarece preocupações, critérios e sentidos que orientam as decisões de cada pessoa.

Ao permitir que todos falem do que veem, mas também do que sentem e esperam, o processo produz entendimentos muito mais sólidos.

Quando esse nível de clareza aparece, a integração organizacional deixa de ser discurso e se torna prática.

3. Confiança

Nada sustenta a integração organizacional se não houver confiança.

E um dos elementos mais transformadores para isso é o registro visível e coletivo, prática central do World Café.

Quando as ideias do grupo são registradas diante de todos, a conversa ganha transparência.

As pessoas relaxam, percebem que suas contribuições foram consideradas e param de disputar espaço para provar seus pontos.

A confiança também se fortalece quando não há uma “voz oficial” traduzindo o grupo.

É o próprio grupo que vê a evolução das ideias, reconhece convergências e percebe lacunas.

Esse tipo de transparência reduz ruídos, previne interpretações distorcidas e cria uma base real de colaboração.

Em processos de integração organizacional, essa clareza compartilhada evita mal-entendidos e cria continuidade entre equipes, áreas e níveis hierárquicos.

4. Respeito ao passado com abertura para o novo

Há uma crença comum de que integrar exige escolher entre preservar a história ou inovar.

O World Café dissolve esse falso dilema.

Quando os grupos se misturam a cada rodada, cada pessoa precisa escutar o que foi construído antes para continuar a conversa — e isso promove respeito à trajetória já existente.

Ao mesmo tempo, quem chega traz novas perguntas, interpretações e possibilidades.

Em processos de fusão entre empresas, isso é decisivo.

Em um trabalho envolvendo cerca de 600 pessoas, observamos que muitos preconceitos simplesmente caíram quando as conversas aconteceram de verdade.

Ideias rígidas sobre “como o outro funciona” perderam força diante da experiência direta de convivência.

Misturar grupos com intenção cria o movimento perfeito entre tradição e inovação.

É o equilíbrio que sustenta qualquer processo de integração organizacional consistente.

5. Busca de sínteses e conexões

Integração organizacional não é sobre produzir consensos artificiais, e sim convergências reais.

No World Café, todos respondem à mesma pergunta central; as pessoas circulam por diferentes mesas; os registros permanecem visíveis; e as ideias vão se transformando à medida que percorrem o grupo.

Esse movimento contínuo permite que as contribuições individuais amadureçam coletivamente.

O resultado é uma síntese que não pertence a uma área, a um líder ou a um departamento, mas ao sistema como um todo.

Essa experiência de autoria compartilhada aumenta significativamente o compromisso com a execução, porque as pessoas se reconhecem na construção do caminho e não apenas no recebimento de uma decisão tomada por outros.

Sínteses bem construídas também reduzem retrabalhos, evitam mal-entendidos e aceleram processos decisórios.

Quando o grupo vê, em tempo real, as ideias se conectando e ganhando forma, a clareza emerge naturalmente.

E é essa clareza, mais do que a pressa, que cria velocidade verdadeira dentro das organizações.

Integração organizacional não se impõe, se cultiva

No centro de todas essas estratégias está a premissa de que conversas bem cuidadas transformam realidades.

A integração organizacional nasce do encontro entre perspectivas diversas, apoiada por propósito claro, perguntas potentes e ambientes hospitaleiros.

Ela exige método, mas também exige sensibilidade; exige estrutura, mas também exige presença.

Se queremos organizações mais inteligentes, colaborativas e capazes de lidar com a complexidade do nosso tempo, precisamos criar espaços onde as pessoas possam, de fato, conversar.

*Camila Rigo é sócia da CoCriar, facilitadora de conversas e especialista em Liderança Empática, Cultura Organizacional e Processos de Grupo e mentora de líderes.