Por Ricardo Lepper, fundador e presidente da SoftExpert

Uma boa implementação de software torna o trabalho de toda empresa mais fácil. Quando bem feita, a implementação de sistemas permite a adoção de aplicativos mais recentes para aumentar a produtividade e a satisfação de clientes, parceiros e colaboradores. Acesso a tecnologias mais modernas, mais produtividade e experiências mais amigáveis e consistentes são outros benefícios do processo.

Tudo isso só vai dar certo se a sua empresa tiver um método de implementação de software bem planejado e executado. Para isso, é importante evitar os erros que são comumente cometidos durante essa fase de instalação.

9 erros mais cometidos na implementação de sistemas

A implementação de um sistema corporativo sempre é desafiadora, ainda mais se for um sistema de gestão. Qualquer solução com um impacto significativo na empresa precisará envolver diversas áreas e um bom volume de recursos para ser implantada com sucesso.

Erros nesse processo podem resultar em desperdício de dinheiro e de tempo, assim como numa maior demora para se obter os benefícios esperados. 75% das implementações falham no mercado de ERP — segundo revela uma pesquisa da Gartner. Os erros mais comuns são:

1. Falhas na identificação dos requisitos do sistema

Automatizar processos é fácil com a implementação de um software. No entanto, é crucial analisar esses procedimentos e coletar informações sobre os requisitos esperados do sistema. Requisitos mal definidos podem causar problemas durante e após a implantação. Em casos extremos, podem levar a disputas judiciais.

A solução: um software de gestão corporativa deve automatizar e melhorar processos. É essencial identificar áreas que precisam de melhorias e definir expectativas claras antes da implementação.

2. Desconsiderar os usuários na tomada de decisão

Muitas organizações não consultam os funcionários que usarão o software ao comprar a solução. Ao mesmo tempo, muitos gerentes de TI focam em obter aprovação de especialistas, ignorando essa etapa crucial.

A solução: para evitar isso, envolva os funcionários-chave no processo de compra e implementação. Reserve tempo suficiente para garantir sua participação.

3. Escolher inadequadamente entre as modalidades Cloud e On-Premise

Considere os fatores mais importantes ao escolher entre instalações locais e na nuvem. Ferramentas on-premise exigem que equipes de TI cuidem da manutenção do sistema e do hardware. Essa opção é ideal para quem quer sistemas em suas próprias instalações.

A solução: é importante avaliar vantagens e desvantagens conforme a situação. Identifique as necessidades e restrições da sua empresa antes de investir.

4. Orçamentos inadequados para o departamento de TI

Muitos tomadores de decisão erram ao subestimar os custos de implementação do sistema, que vão além do hardware e software. Uma implantação bem-sucedida também exige uma equipe de TI competente. Limitar o orçamento pode levar ao fracasso do projeto.

A solução: para evitar isso, os executivos devem considerar o valor investido na implementação junto com todos os envolvidos no processo.

5. Implementação apressada

Devido à complexidade dos sistemas de gestão corporativos, não é possível identificar rapidamente os requisitos, treinar usuários e ativar o sistema — tudo de uma vez só. Esse modelo de implementação é comprovadamente ineficaz. Organizações bem-sucedidas adotam uma abordagem mais lenta e eficiente, com uma implementação gradual.

A solução: para garantir o sucesso, conduza a implementação do sistema etapa por etapa. Todas as fases do projeto são importantes.

6. Subestimar o gerenciamento de mudanças

Toda implementação de software deve incluir o gerenciamento de mudanças. As partes interessadas precisam enfrentar os desafios das alterações, quando elas ocorrerem. Mudanças organizacionais envolvem funcionários, tecnologia e processos, podendo transformar positivamente qualquer negócio.

A solução: para garantir o sucesso, é preciso não focar somente em tecnologia, mas também considerar os recursos humanos e o planejamento estratégico.

7. Foco excessivo nos recursos do software

A importância dos recursos da plataforma é inegável. No entanto, também é crucial considerar seu histórico, sua flexibilidade e sua capacidade de integração com outros sistemas.

A solução: para garantir uma escolha acertada, avalie cuidadosamente os recursos de uma plataforma em potencial antes de decidir.

8. Falta de investimento na equipe de implementação

Uma fase crucial da implementação do sistema é a de alocação de tempo e recursos para a equipe de implementação. Pessoas com poder de decisão são essenciais nessa etapa. Isso pode exigir a reatribuição de tarefas, comum no processo de implementação.

A solução: para garantir o sucesso, forneça tempo e recursos suficientes para sua equipe de implementação.

9. Comunicação ineficaz

A falta de comunicação entre departamentos pode prejudicar a implementação de um sistema, especialmente os de gestão. Para evitar isso, crie um plano de comunicação para todas as fases do projeto. Forme uma pequena equipe com funcionários de todos os departamentos afetados pela solução.

A solução: para garantir o sucesso, o ideal é manter essa equipe principal constantemente atualizada sobre o andamento do projeto.

Como fazer a implantação de sistemas

Implementar um novo software pode ser uma tarefa assustadora e cansativa. Mas com um planejamento cuidadoso e uma execução correta, pode ter um processo bem-sucedido e sem grandes obstáculos.

Para isso, seu projeto de implementação deve seguir os seguintes passos:

1. Definição de escopo e objetivos
2. Criação de um planejamento detalhado para o projeto
3. Questionar os requerimentos dos colaboradores
4. Certificação da escolha do software adequado
5. Execução do plano de implantação
6. Configuração e integração do software
7. Treinamento de equipes
8. Colocar o sistema no ar

Implementar um sistema novo é uma tarefa que exige planejamento, dedicação e atenção aos detalhes. Apesar dos desafios, uma implementação bem estruturada pode trazer benefícios expressivos, como aumento da produtividade, melhoria na qualidade dos processos e maior satisfação dos colaboradores.

Ao evitar erros comuns, as empresas têm mais chances de alcançar o sucesso no processo de implementação. Planejamento robusto, engajamento dos stakeholders e escolha de um software adequado são peças-chave para o sucesso do projeto.

Com um sistema bem implementado, as organizações não apenas otimizam recursos e processos, mas também ganham uma base sólida para crescer e se adaptar às mudanças do mercado. Por isso, encarar a implementação de sistemas como uma oportunidade estratégica é um passo importante para a evolução do seu negócio.

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