Ser 100% eficiente o tempo inteiro é uma ilusão — especialmente para quem ocupa posições de liderança ou atua na gestão de equipes.

No entanto, há uma diferença significativa entre saber administrar pausas necessárias e ver boa parte do seu dia ser engolida por distrações invisíveis, reuniões desnecessárias e desorganização.

Elizabeth Grace Saunders, coach profissional em gestão do tempo, compartilhou em artigo publicado na Fast Company estratégias práticas para identificar e eliminar os três maiores sugadores de tempo da rotina profissional. Veja a seguir.

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Os três grandes vilões da produtividade

A primeira etapa é reconhecer com honestidade onde o tempo está sendo mal aproveitado. A consciência vem antes da ação. “Às vezes você já sabe exatamente o que está roubando seu tempo. Você só precisa ser honesto consigo mesmo e estar disposto a lidar com isso”, afirma Saunders.

Aplicativos de rastreamento, como os relatórios automáticos de smartphones e ferramentas como Toggl ou Timeular, ajudam a mapear o tempo investido em cada tarefa ou distração — e revelam o que muitas vezes passa despercebido.

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Com esses dados em mãos, começa o processo de ação.

1. Tempo de tela

O primeiro vilão apontado pela especialista é o tempo de tela. Em um ambiente cada vez mais digital, redes sociais, vídeos e plataformas de entretenimento podem parecer pausas inofensivas, mas acumulam horas preciosas.

Segundo Saunders, se o tempo de tela pessoal durante o expediente ultrapassa 30 minutos fora do horário de almoço ou pausas definidas, algo precisa mudar.

A dica para líderes é clara: bloquear o acesso a esses aplicativos fora dos momentos permitidos, usar ferramentas de controle e, no caso de quem trabalha de casa, até trancar fisicamente consoles e dispositivos.

2. Comunicação ineficiente

O segundo grande obstáculo à produtividade de líderes e gestores é a comunicação ineficiente.

Reuniões desnecessárias, interrupções constantes e excesso de mensagens trocadas podem sugar a energia e o tempo de qualquer profissional. Saunders alerta: muitas reuniões poderiam ser resolvidas com um simples e-mail.

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Para proteger o tempo de foco, é preciso estabelecer barreiras: criar horários fixos para responder e-mails e mensagens, colocar fones de ouvido, sinalizar períodos de concentração e evitar interrupções fora dos chamados “horários de expediente”.

No ambiente corporativo, a habilidade de gerenciar essas interações se tornou estratégica. Líderes que dominam esse tipo de organização não apenas otimizam sua própria agenda, mas também servem como exemplo de produtividade para o time. “Se você realmente precisa se concentrar e tem uma porta, feche-a”, orienta a especialista, destacando a importância de impor limites.

3. Desorganização

O terceiro sugador de tempo é a desorganização, tanto física quanto mental. A falta de planejamento e a ausência de uma rotina clara fazem com que tarefas importantes fiquem em segundo plano, enquanto a urgência do dia a dia toma conta.

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Saunders recomenda que líderes adotem rituais de organização diária e semanal, começando por listar as três tarefas mais importantes do dia. Essa prática simples, segundo ela, já eleva significativamente o nível de produtividade.

O segredo número 1 para ser um líder mais completo

No cenário atual, onde produtividade e clareza de foco são fundamentais para liderar equipes, projetos e estratégias, saber gerenciar o tempo se torna uma habilidade essencial de liderança. O desperdício não está apenas nos minutos que escorrem em redes sociais ou reuniões improdutivas, mas nas oportunidades perdidas de tomar decisões estratégicas, desenvolver pessoas e gerar impacto.

Mais do que melhorar a própria rotina, líderes que dominam a gestão do tempo são capazes de transformar a cultura de trabalho das organizações.

Para aqueles que desejam aperfeiçoar suas habilidades em gestão, há uma notícia boa: a EXAME, maior plataforma de negócios do Brasil, se une à Saint Paul, uma das melhores escolas de negócios do mundo, para apresentar o Pré-MBA em Liderança e Gestão, um treinamento virtual e com certificado que revela o caminho para ser um líder mais completo – com habilidades técnicas, interpessoais e estratégicas.

Durante o treinamento, os alunos irão descobrir qual o perfil de líder mais procurado pelas empresas, o que todo líder de alta performance precisa dominar e o caminho para alavancar a carreira para cargos de alta liderança a nível internacional. Todo esse conteúdo, que soma três horas de duração, está distribuído em quatro aulas 100% online (sendo a última delas ao vivo), que misturam fundamentos teóricos e práticos. O investimento é de R$ 37,00.

E não há barreiras para acompanhar. A iniciativa é virtual – isto significa que é possível acompanhar o treinamento de qualquer local do mundo. Além disso, o pré-MBA dá direito a certificado de participação, assinado pela EXAME e Saint Paul, para incluir no currículo.

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