Profissionais passam horas reescrevendo e-mails, lidando com prioridades e se preparando para reuniões. Isso gera excesso de pensamento, excesso de compromisso e esgotamento. Por isso, é possível usar a inteligência artificial (IA) como aliada para essas funções cansativas.

O ChatGPT e o Gemini podem ajudar a transformar o estresse no local de trabalho em ações concretas. Segundo a especialista Jodie Cook, basta copiar, colar e editar o conteúdo entre colchetes e colar na IA, mantendo a mesma janela de chat aberta para que o contexto seja preservado. Veja como.

1. Organizar prioridades

A lista de tarefas se torna uma bagunça quando todas as atividades são tratadas com a mesma importância. A solução não está em trabalhar mais, mas em parar de deixar o cérebro gerenciar as prioridades e permitir que a inteligência artificial as organize com base no impacto. Para isso, o seguinte comando de IA pode ajudar:

"Preciso de ajuda para organizar minha carga de trabalho. Com base no que você sabe sobre meu cargo e responsabilidades, analise estas tarefas e crie uma lista de ações priorizadas: [cole seus itens atuais da lista de tarefas, prazos e qualquer contexto sobre importância]. Classifique-os por: 1) Impacto nas metas-chave, 2) Urgência com base nos prazos, 3) Dependências que possam bloquear outros trabalhos. Formate a saída como uma lista numerada com estimativas de tempo e ações específicas para cada item. Peça mais detalhes, se necessário."

2. Redigir respostas profissionais

A ansiedade em responder bem um e-mail desperdiça horas produtivas. O profissional rascunha, apaga e refaz, preocupado com o tom e a percepção. A comunicação profissional exige clareza e velocidade e, para isso, a IA pode te ajudar:

"Com base em nossas conversas anteriores sobre meu estilo de comunicação e contexto de trabalho, rascunhe uma resposta profissional para este e-mail: [cole o e-mail ao qual você precisa responder]. O tom deve ser [amigável/formal/direto] e os pontos-chave a serem abordados são: [liste os pontos principais]. Mantenha conciso, mas completo, mantendo os limites apropriados no local de trabalho. Inclua uma chamada clara para ação ou próximos passos. Ajuste a linguagem para corresponder ao meu estilo de escrita usual."

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3. Entender informações complexas

Documentos extensos prejudicam a produtividade. Relatórios e notas se acumulam porque processá-los é esmagador. O cérebro não foi projetado para armazenar informação inútil. É necessário parar de tentar absorver tudo e começar a extrair apenas o essencial. Para isso, use:

"Analise este documento e extraia a informação essencial: [cole o documento ou descreva sua localização em nosso chat]. Crie um resumo com exatamente 5 pontos que capturem: 1) O objetivo principal ou conclusão, 2) Dados ou evidências chave apresentadas, 3) Itens de ação críticos ou decisões necessárias, 4) Prazos ou cronogramas importantes, 5) Partes interessadas ou recursos envolvidos. Concentre-se em insights acionáveis que eu possa usar imediatamente."

4. Gerar soluções para problemas

A paralisia na resolução de problemas acontece quando o profissional vê obstáculos, mas não opções, ficando preso em um ciclo de preocupação. Mudar o foco para a geração de soluções altera o cenário. Aqui o que você pode solicitar ao ChatGPT ou Gemini:

"Estou enfrentando este desafio específico no trabalho: [descreva o problema, incluindo contexto, restrições e o que você já tentou]. Com base no que você sabe sobre meu cargo e recursos, sugira exatamente 5 abordagens diferentes para resolver isso. Para cada curso de ação, inclua: passos de ação específicos, obstáculos potenciais, requisitos de recursos e resultados esperados. Classifique-os do mais rápido ao mais abrangente para implementar. Considere abordagens convencionais e criativas."

5. Preparar reuniões com confiança

A preparação de reuniões rouba energia mental duas vezes: pela preocupação e pela correria para se preparar. Reuniões importantes se tornam oportunidades desperdiçadas por falta de estrutura prévia, para resolver isso, use o seguinte prompt:

"Ajude-me a preparar-me para minha próxima reunião sobre [tópico/projeto/assunto]. Com base em nosso histórico de discussão sobre este assunto, crie um roteiro de reunião que inclua: 1) Minha declaração de abertura (2-3 frases), 2) Pontos-chave que preciso comunicar com dados de apoio, 3) Perguntas potenciais que posso enfrentar e respostas fortes, 4) Perguntas que devo fazer para coletar as informações necessárias, 5) Uma declaração de encerramento clara com os próximos passos. Formate isso como um guia de referência de uma página que eu possa consultar rapidamente durante a reunião. Peça mais detalhes, conforme necessário."

O estresse aumenta quando a desordem mental se acumula. A chave é criar sistemas: priorizar com rigor, comunicar com eficiência, processar informação rapidamente, gerar soluções de forma sistemática e se preparar estrategicamente.

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